Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Parteien

Verantwortlicher („Kunde“) ist der Vertragspartner des FewoBuddy-Nutzungsvertrags, dessen Daten im Kundenkonto hinterlegt sind.

Auftragsverarbeiter („Anbieter“) ist die Good Monday GmbH, Moorblick 5, 24329 Dannau, vertreten durch Sven da Silva Rochel, E-Mail info@backendguru.de.

1. Gegenstand und Dauer

Der Anbieter verarbeitet im Rahmen des Nutzungsvertrags über FewoBuddy personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden. Dieser Vertrag gilt für die Dauer des Nutzungsvertrags und endet mit ihm, vorbehaltlich Ziffer 9.

2. Art, Zweck, Daten und Betroffene

Art und Zweck: Speicherung, Bereitstellung, Anzeige und Übermittlung von Daten zum Betrieb der Websites, der Anfrage-, Buchungs- und Gästeverwaltung, des Kalenders, der Rechnungsstellung, des Reinigungsplans, der automatischen Gäste-Mails und der anonymen Reichweitenmessung.

Arten personenbezogener Daten: Stammdaten von Gästen und Interessenten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Anfrage- und Buchungsdaten (Zeitraum, Personenzahl, Nachricht, Preis, Notizen des Kunden), Kommunikationsdaten (E-Mail-Versandprotokoll ohne Inhalt), technische Daten (gekürzte oder gehashte Kennwerte zur Missbrauchsabwehr), Nutzerdaten der Mitarbeiter des Kunden (Name, E-Mail-Adresse, Rolle).

Kategorien Betroffener: Gäste und Interessenten des Kunden, Besucher der Kunden-Websites, Mitarbeiter und Reinigungskräfte des Kunden.

3. Weisungen

Der Anbieter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden. Die Weisungen ergeben sich aus dem Nutzungsvertrag, den Einstellungen und Eingaben des Kunden in FewoBuddy und dieser Vereinbarung. Weitergehende Weisungen bedürfen der Textform. Hält der Anbieter eine Weisung für rechtswidrig, informiert er den Kunden unverzüglich und darf die Ausführung aussetzen.

4. Pflichten des Anbieters

Der Anbieter verpflichtet die zur Verarbeitung befugten Personen zur Vertraulichkeit, trifft die in Anlage 1 beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen und unterstützt den Kunden angemessen bei der Wahrung der Betroffenenrechte, bei der Sicherheit der Verarbeitung, bei Meldungen von Datenschutzverletzungen, bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei Anfragen von Aufsichtsbehörden. Betroffene, die sich direkt an den Anbieter wenden, verweist er an den Kunden.

Der Anbieter meldet dem Kunden eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, nachdem sie ihm bekannt geworden ist, mit den Informationen, die für die Meldepflichten des Kunden erforderlich sind.

5. Pflichten des Kunden

Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung und die Wahrung der Betroffenenrechte verantwortlich. Er informiert den Anbieter unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung feststellt, und gibt in FewoBuddy nur Daten ein, die er rechtmäßig verarbeiten darf. Die von FewoBuddy bereitgestellten Mustertexte für die Datenschutzerklärung prüft der Kunde auf Richtigkeit für seinen Fall.

6. Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde genehmigt den Einsatz der in Anlage 2 genannten Unterauftragsverarbeiter. Der Anbieter schließt mit ihnen Verträge, die den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entsprechen. Beabsichtigt er, Unterauftragsverarbeiter hinzuzuziehen oder zu ersetzen, informiert er den Kunden mindestens vier Wochen vorher in Textform. Der Kunde kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund innerhalb dieser Frist widersprechen; andernfalls gilt die Änderung als genehmigt. Bleibt ein Widerspruch ungelöst, kann jede Partei den Nutzungsvertrag zum Wirksamwerden der Änderung außerordentlich kündigen.

7. Verarbeitung in der EU

Die Verarbeitung findet ausschließlich in Deutschland bzw. der Europäischen Union statt. Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur nach vorheriger Weisung des Kunden und bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen.

8. Kontrollrechte

Der Anbieter stellt dem Kunden auf Anforderung die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags erforderlich sind, und ermöglicht Überprüfungen einschließlich Inspektionen, zu denen der Kunde oder ein von ihm beauftragter, zur Verschwiegenheit verpflichteter Prüfer berechtigt ist. Inspektionen werden mit angemessener Frist angekündigt und stören den Betrieb möglichst wenig.

9. Rückgabe und Löschung

Nach Ende des Nutzungsvertrags stellt der Anbieter dem Kunden die Daten 30 Tage lang zum Export bereit und löscht sie danach einschließlich vorhandener Kopien, es sei denn, eine gesetzliche Pflicht verlangt die weitere Speicherung. Sicherungskopien werden nach der eingestellten Aufbewahrungsdauer automatisch gelöscht. Der Kunde kann während der Laufzeit jederzeit Gäste, Anfragen und Buchungen selbst löschen.

10. Haftung

Für die Haftung gelten Art. 82 DSGVO und die Haftungsregeln des Nutzungsvertrags im Verhältnis der Parteien zueinander.

11. Schlussbestimmungen

Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform. Bei Widersprüchen geht diese Vereinbarung dem Nutzungsvertrag im Bereich des Datenschutzes vor. Es gilt deutsches Recht.

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen

• Zutrittskontrolle: Betrieb in Rechenzentren des Hosting-Anbieters in Deutschland mit physischen Zutrittsbeschränkungen; kein eigener Serverstandort.
• Zugangskontrolle: Serverzugang nur per SSH-Schlüssel; Konten der Anwendung mit individuellen Passwörtern (gehasht gespeichert), Passwortrichtlinie, Begrenzung von Anmeldeversuchen; getrennte Betriebssystem-Benutzer je Anwendung.
• Zugriffskontrolle: Rollenmodell (Inhaber, Verwalter, Mitarbeiter, Reinigung) mit minimalen Rechten; strikte Mandantentrennung in der Anwendung; Zugriffe des Anbieters auf Kundendaten (Support-Modus) werden protokolliert.
• Weitergabekontrolle: Übertragung ausschließlich verschlüsselt (TLS); E-Mail-Versand über authentifizierte Server; Mail-Protokoll speichert keinen Inhalt; geheime Links (Kalender, Reinigungsplan) sind nicht erratbar, widerrufbar und enthalten keine Gästenamen.
• Eingabekontrolle: Protokollierung sicherheitsrelevanter Aktionen (Audit-Log).
• Auftragskontrolle: Verarbeitung nur nach Weisung; Auswahl und Verpflichtung von Unterauftragsverarbeitern.
• Verfügbarkeitskontrolle: Tägliche Datensicherung der Datenbank und der hochgeladenen Dateien auf getrennte Speicherziele, automatische Löschung nach Aufbewahrungsfrist; regelmäßige Sicherheitsupdates; Überwachung des Betriebs.
• Trennungsgebot: Mandantenfähige Datenhaltung mit durchgängiger Mandantenbindung der Abfragen.
• Datensparsamkeit: Gästedaten auf das Nötige beschränkt (kein Ausweis- oder Meldescheindaten); Reichweitenmessung ohne Cookies und ohne IP-Speicherung; automatische Löschung alter Anfragen und Messdaten.

Anlage 2: Unterauftragsverarbeiter